Incasso: Hafkamp Gerechtsdeurwaarders

Magazines | Noord-Limburg Business nr 6 2016

Het incasseren van openstaande vorderingen: een bijzondere uitdaging

Met ruim 30 jaar ervaring in de gerechtsdeurwaarders- en incassobranche is het geen enkel probleem om een spannend boek te schrijven. Toch is er voorlopig geen tijd voor memoires. Er is nog zoveel te doen, de economie leeft op maar dat maakt niet dat het werk minder wordt.


Waar voorheen de uitdaging lag in het zo snel mogelijk binnen harken van het geld, ligt thans bij steeds meer opdrachtgevers de focus op de wijze waarop de vordering wordt geïncasseerd. De verhouding tussen kosten, opbrengsten en uitgeoefende druk dient meer dan ooit in balans te zijn. Met de juiste ingrediënten hét recept voor een goed imago. Een belangrijk issue voor iedere ondernemer, maar zeker voor de gerechtsdeurwaarder.

Als u zelf incasseert

Dagelijks schrik ik van de wijze waarop zaken worden gedaan. Hoe algemene voorwaarden niet correct worden overeengekomen. Het merendeel van de ondernemers is in de veronderstelling dat vermelding op de achterzijde van de factuur voldoende is. Beschouw de algemene voorwaarden bij voorkeur als spelregels van de zakelijke transactie. Kom vooraf samen met uw klant overeen hoe het spel gespeeld gaat worden.

Weet met wie u zaken doet. Zorg dat uw klant vindbaar is. Zo wonen in mijn huis maar liefst 5 heren Hafkamp. Allemaal prima in staat om iets te bestellen en daarvoor te betalen. Als dat echter niet het geval zou zijn is het voor een incasserende partij uitermate vervelend om aan de slag te gaan met Dhr. Hafkamp. In de rechtspraak luidt het devies "wie eist bewijst". Aan u de eer.

Maak duidelijke en concrete afspraken en leg deze vast middels een bevestiging. Dat kan uitstekend per e-mail. Mijn tenen krommen als ik weer een afspraak voorbij zie komen waarbij wordt ingestemd met een voorstel om zo spoedig mogelijk te betalen. Daar heeft u namelijk niets aan. Benoem bedragen en termijnen en wijs vooral op de consequenties indien de afspraak niet wordt nagekomen.

Richt uw debiteurenbeheer in op persoonlijk contact. Vraag direct na de levering naar de ervaring van de klant. Ben proactief en probeer eventuele bezwaren al voor aanvang van het incassotraject inzichtelijk te krijgen. Erg succesvol is de vroegtijdige telefonische opvolging van bijvoorbeeld een verzonden herinnering of rekeningoverzicht. Niet wachten tot de termijn verstreken is maar na enkele dagen bellen en vragen wanneer de betaling kan worden verwacht. Blijf aan de bal en zorg dat uw factuur bovenop de stapel ligt.

Ten slotte het advies om in contact te blijven met uw debiteur en ieder contact af te sluiten met een duidelijke vervolgactie. Laat u niet aan het lijntje houden want dan vist u uiteindelijk achter het net.

Als u gaat uitbesteden

Een bekende hersteller van autoruiten roept het al jaren. Wacht niet tot het te laat is! In zeker zin geldt dat ook voor incasso. Hoe

eerder in het traject professionele hulp wordt ingeschakeld hoe groter de kans op een positieve afwikkeling met behoud van de klantrelatie. Een veelgehoord misverstand is dat de gerechtsdeurwaarder pas wordt ingeschakeld als het faillissement is uitgesproken. Dan is het te laat.

De gerechtsdeurwaarder is bij uitstek dé ideale partner gedurende het gehele proces. Bij geldvorderingen t/m ? 25.000,00 is de gerechtsdeurwaarder de enige die geheel zelfstandig de procedure van eerste aanmaning tot -desnoods- de verkoop van de boot kan uitvoeren. Met die wetenschap kan eenvoudig de conclusie worden getrokken dat het incassobureau kan blaffen maar zelf niet kan bijten en dat de advocaat, zeker bij vorderingen t/m ? 25.000,00, een dure en onnodige tussenschakel vormt.

Incasseren = communiceren

Een gesegmenteerde aanpak van debiteuren, incassotrajecten op maat en soms bovenmatige inspanningen om in contact te komen met de debiteur. De wijze van communicatie wijzigt in rap tempo. Brieven op het meest begrijpelijke taalniveau, een benadering gebaseerd op leeftijd van de debiteur. U zult begrijpen dat de generatie Y (geboren tussen 1982-2001) niets heeft met brieven. Een mail of sms met ingesloten link naar een betaalpagina werkt vele malen beter. Het bestoken van deze Google-generatie met mobiele applicaties levert een aantoonbaar beter resultaat op voor onze opdrachtgevers. Wij adviseren onze opdrachtgevers om bij het aangaan van het eerste klantcontact direct het e-mailadres en gsm-nummer vast te leggen.

Kop in het zand

Ervaring leert dat veel mensen met problematische schulden de kop in het zand steken. Veelal verkeren zij in een sociaal isolement en wordt hulp gemeden. Inzet van huisbezoeken is in die gevallen bijzonder effectief. Vroegsignalering van betalingsproblematiek achter de voordeur is al jaren een paradepaardje van ons kantoor. Voor het rapporteren, signaleren en adviseren werd in eigen beheer een applicatie ontwikkeld. De afgelopen jaren werden ruim 8.500 huisbezoeken uitgevoerd. In meer dan 65% van de gevallen komt na een huisbezoek de communicatie weer op gang.

Onderscheidend vermogen

In de zakelijke dienstverlening komt het aan op onderscheidend vermogen. Wat is de toegevoegde waarde van de diensten? Daarbij gaat het vooral om het ontzorgen van de opdrachtgever, het bieden van transparantie in werkwijze en tarieven. Dankzij forse investeringen in business-intelligence software waren wij eind 2014 in staat om aan de vraag van het Amsterdamse waterbedrijf te voldoen. Men wilde volledige grip op het debiteurenproces en absolute transparantie in werkwijze en processen. Daarmee begon ons Amsterdamse avontuur dat in juni 2016 heeft geresulteerd in een vestiging in Amsterdam-Buitenveldert.

Tot slot

Doen waar je goed in bent en focus op de core-business. Omzet maken en een goed resultaat boeken. Behaalde omzet is leuk maar betaalde omzet is leuker. Goed debiteurenbeheer scheelt tijd en geld! www.hafkamp.nl

 

MKB-SPREEKUUR

Veel MKB'ers worstelen met debiteurenvraagstukken. Wat kost het? Raak ik de klant nu kwijt? Heeft het überhaupt zin om de vordering uit handen te geven? Deze en nog veel meer vragen worden beantwoordt tijdens het gratis spreekuur voor het MKB. Zo geven wij onder andere gratis advies over de juiste toepassing van de zgn. 14-dagen brief die verplicht gestuurd dient te worden aan de niet betalende consument.

MKB-INCASSO PAKKETTEN

Met ingang van 2017 lanceren wij speciaal voor het MKB een drietal incassopakketten. De pakketten bieden aantrekkelijke dienstverlening tegen duidelijke en sterk gereduceerde tarieven. Er is invulling gegeven aan de behoefte aan zekerheid over de kosten van incasso indien de vordering uiteindelijk niet blijkt te incasseren.

delen:
Algemene voorwaarden Hosted by